Privatlivs- og Cookiepolitik - Knud Højgaards Fond

Privatlivspolitik

Hvem er vi?

Knud Højgaards Fond er en erhvervsdrivende fond, der uddeler legater til almenvelgørende formål. Formålene, der uddeles til, er indenfor kategorierne:

Kunst & Kultur
Sociale
Videnskabelige
Erhvervsmæssige

Den væsentligste del af det erhvervsmæssige formål dækkes af studierejselegater til uddannelsesophold i udlandet.

Når du besøger vores hjemmeside www.khf.dk, ansøger om et legat eller på anden måde er i kontakt med os, behandler vi personoplysninger om dig i overensstemmelse med nærværende privatlivspolitik.

Vi ønsker ikke at modtage eller behandle følsomme personoplysninger. Vi beder derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår Fonden.

Vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:

Knud Højgaards Fond
CVR-nr. 16 88 81 17
Smakkedalen 4, 1.
2820 Gentofte
E-mail: khfond@khf.dk
Telefon: +45 4587 0711 (mellem kl. 9-11)

Hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.

2.1 Oprettelse af profil via hjemmesiden

Vi behandler almindelige personoplysninger om dig, når du ved brug af MitID logger ind på vores legatansøgningsplatform på vores hjemmeside www.khf.dk. Vi behandler almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, kontonummer og statsborgerskab. Formålet med behandling af dine almindelige personoplysninger er at sikre entydig identifikation af den enkelte legatansøger.

Vi modtager og behandler disse personoplysninger for at varetage Fondens legitime interesse i at sikre den rette sagsbehandling og vurdering af den indsendte ansøgning, herunder for at skabe overblik over ansøgere, bevillinger og afslag og derved bl.a. sikre Fondens uddelingshistorik, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi behandler fortrolige personoplysninger i form af dit CPR-nr., når du ved brug af MitID logger ind på vores legatansøgningsplatform. Vi behandler i den forbindelse dit CPR-nr. for at sikre en entydig identifikation af dig samt sikre Fondens ansøgningshistorik, herunder i tilfælde af at du ved flere forskellige ansøgninger søger om Fondens bevilling. Vi behandler dit CPR-nr. på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 (samtykke).

2.2 Ansøgning om legat

I forbindelse med, at vi modtager din ansøgning, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af din personlige motiverede ansøgning, CV, budget og seneste årsopgørelse fra SKAT. Hvis du ansøger som kandidatstuderende, behandler vi yderligere oplysninger, herunder bachelorbevis, godkendelse af merit, dokumentation for optagelse på kandidat, oplysning om studieresultater og øvrige skatteoplysninger. Hvis du derimod ansøger som Ph.d.-studerende eller postdoc behandler vi yderligere oplysninger om din stilling, bankoplysninger, formål, uddannelsesmæssig baggrund, fuldstændig karakterudskrift, anbefaling, dokumentation for udlandsophold, oplysning om studieresultater og øvrige skatteoplysninger. Hvis du ansøger på vegne af en institution eller forening behandles yderligere oplysninger, herunder bankoplysninger, CVR-nr., uddannelsesmæssig baggrund samt kontaktoplysninger på kontaktperson. Formålet med behandlingen er at behandle og registrere modtagne ansøgninger.

Når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med ansøgning om legat, videregiver vi dine personoplysninger til SKAT, Erhvervsstyrelsen og vores revisor på baggrund af vores retlige forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c.

2.3 Bevilling/udbetaling af legater

I forbindelse med bevilling/udbetaling af legater behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, kontonummer, ansøgning, bevilling/afslag, journalnummer, formålet med ansøgningen og i tilfælde af afslag behandles begrundelse for afslag. Formålet med behandlingen er at kunne behandle ansøgninger, udbetale legater samt sende afslag til de relevante ansøgere.

Opnår du/dit projekt støtte, behandler vi dine personoplysninger som led i opfyldelse af en aftale (som f.eks. udtrykt i bevillingsbrevet) eller forud for indgåelse af aftalen, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

Vi behandler dit CPR-nr., i forbindelse med bevilling/udbetaling af legater. Vi behandler i den forbindelse dit CPR-nr. for at indberetninger til SKAT. Vi behandler dit CPR-nr. på grundlag af en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med bevilling/udbetaling af legater, videregiver vi dine personoplysninger til SKAT, Erhvervsstyrelsen og vores revisor på baggrund af vores retlige forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c. Derudover videregives dine oplysninger også til vores bank på baggrund af den aftale (som f.eks. udtrykt i bevillingsbrevet) eller forud for indgåelse af aftalen, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.

2.4 Billeder af legatmodtagere på hjemmeside

Vi offentliggør billeder og historier om udvalgte legatmodtagere på vores hjemmeside. I den forbindelse kan der forekomme behandling af almindelige personoplysninger om enkeltpersoner i form af navn, billede og kort tekst om bevillingen/projektet samt oplysning om bevillingsbeløbet. Formålet med behandlingen er at skabe bevidsthed omkring Fondens støtteområder.

Retsgrundlaget for behandling og offentliggørelse af almindelige personoplysninger er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe dette er nødvendigt for at opfylde det eller de formål med behandlingen, som er angivet ovenfor. Vi sletter således dine personoplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål med at opbevare disse. Til brug for vurderingen af opbevaringsperioden vil vi lægge vægt på eventuelle lovgivningsmæssige forpligtelser til opbevaring, forældelsesregler m.v., ligesom vi vil vurdere opbevaringsperioderne i lyset af behandlingens risiko.

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i overensstemmelse med opbevaringsperioderne som nævnt nedenfor:

Ved bevilling af et legat slettes alle filer senest 8 år plus det indeværende regnskabsår efter udbetaling og dokumentation herfor. CPR-nr. opbevares dog i en krypteret form (form for kodet) version i en periode på op til 15 år efter afslutningen af den konkrete ansøgningssag.
Afslag og tilbagetrukne ansøgninger slettes efter 12 måneder.
Uudnyttede ansøgninger/brugere, slettes efter 12 måneder uden aktivitet.
Stamdata, herunder navn bevares med henblik på at sikre Fondens historik.
Bestyrelsesmateriale bevares med henblik på dokumentation for det løbende bestyrelsesarbejde og derved bestyrelsesbeslutningerne.
Bogføringsbilag slettes efter 5 år plus det indeværende regnskabsår.
Opslag offentliggjort på Fondens hjemmeside med oplysning om den enkelte bevillingsmodtagers bevilling, herunder billede, navn, kort tekst om bevillingen samt oplysning om bevillingsbeløbet vil alene blive anvendt og opbevaret så længe, det vurderes at være relevant. Samtykke til brug for oplysning om bevilling på hjemmesiden opbevares i overensstemmelse med samtykkets gyldighedsperiode.
Lister over godkendte ansøgninger og seneste periodes afslag slettes efter 1 år plus indeværende år.

Overladelse og overførsel af dine personoplysninger

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, overlader vi disse til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer og hosting-løsninger.

I forbindelse med vores brug af Microsoft Office, kan der i henhold til Microsofts helt sædvanlige vilkår og i meget begrænset omfang ske overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS i de tilfælde, hvor vi måtte have behov for at få support fra Microsoft. Overførslen sker i overensstemmelse med Microsofts standardvilkår.

Retten til at trække samtykke tilbage

For de behandlinger af personoplysninger, der hviler på dit samtykke, skal du være opmærksom på, at du til enhver tid har ret til at trække dit samtykke tilbage.

Dette kan du gøre ved at kontakte os på telefon 4587 0711 (mellem kl. 9-11) eller via e-mail khfond@khf.dk

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, skal du være opmærksom på, at vi muligvis ikke er i stand til at behandle din ansøgning, hvilket vi naturligvis vil orientere dig om.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger som følge af vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f).
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Ønsker du at gøre dine rettigheder gældende, bedes du henvende dig til Knud Højgaards Fond på telefon 4587 0711 (mellem kl. 9-11) eller via e-mail khfond@khf.dk

Cookies

Når du besøger vores website, indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold. Du kan læse mere herom i vores Cookie politik.